Datenschutzerklärung
1. Datenschutzhinweise
1.1. Mittels dieser Datenschutzerklärung möchte unser Unternehmen Sie über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten im Rahmen des Onboardings informieren. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.
1.2. Die PharmaProtect Solutions GmbH (PPS) hat, als für die Verarbeitung Verantwortlicher, zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann.
2. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:
PharmaProtect Solutions GmbH
Taubenstr. 20
10117 Berlin
Deutschland
Tel.: +49 (0)30 4000 484 00
E-Mail: contact@pharmaprotect.de
Website: www.pharmaprotect.de
3. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Datenschutzbeauftragte des für die Verarbeitung Verantwortlichen ist:
peritux compliance GmbH
Datenschutzbeauftragter
Oststr. 11-13
50996 Köln
Deutschland
Tel.: +49 (0) 221 29236305
E-Mail: datenschutz@peritux.com.
Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
4. Herkunft der personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die Sie uns im Rahmen der Registrierung mitgeteilt haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise von sonstigen Dritten erhalten haben, z. B. von Wirtschaftsauskunfteien. Außerdem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir zulässigerweise aus öffentlich zugänglichen Quellen, z. B. Handels- und Vereinsregister, gewonnen haben.
5. Übermittlungen in Drittländer
5.1 Sofern wir Daten in einem Drittland, d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder vorvertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen erforderlich ist.
5.2 Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse verarbeiten wir Daten in einem Drittland oder lassen diese dort nur verarbeiten, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO vorliegen. Dies bedeutet insbesondere, dass die Verarbeitung z. B. auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln, erfolgt.
6. Externe Dienstleister / Auftragsverarbeiter
6.1. Ihre Daten können an von uns beauftragte Dienstleister weitergegeben werden, z. B. IT- und Softwaredienstleister für Wartung, Hosting und Support, soweit dies erforderlich ist, um uns bei der Erbringung unserer Leistungen zu unterstützen.
6.2. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten durch beauftragte Dienstleister erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
7. Rechte der betroffenen Person
7.1. Sie haben in Bezug auf die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten jederzeit das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben, zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden, woher diese Daten stammen und ob bzw. an wen diese Daten weitergegeben werden. Darüber hinaus besteht ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
7.2. Wir bemühen uns darum, dass die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sind. Sofern wir dennoch unrichtige Daten zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie von uns die Berichtigung dieser Daten verlangen.
7.3. Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
7.4. Sollte die Speicherung Ihrer Daten unzulässig sein oder werden Ihre Daten nicht mehr zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke benötigt, werden wir diese Daten löschen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.
7.5. Sie können im Einzelfall der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt und sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Verarbeitung sprechen.
7.6. Sofern Sie ein entsprechendes Anliegen haben, wenden Sie sich bitte über die obenstehenden Kontaktdaten an uns. Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
7.7. Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
8. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten
8.1 Soweit nicht anders mitgeteilt, richtet sich die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten nach dem Zweck der Verarbeitung. Hat sich der Zweck erledigt, werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht.
8.2 Eine längere Speicherung kann insbesondere erfolgen, wenn wir hierzu nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufgrund steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten verpflichtet sind, Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder die weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
9. Registrierung und Nutzung des Onboarding-Portals
9.1. Die im Rahmen der Registrierung und Nutzung des Onboarding-Portals erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Account-Erstellung, Kommunikation, Durchführung des Onboardings und Vorbereitung einer möglichen späteren Softwarenutzung verarbeitet.
9.2. Im Rahmen der Registrierung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion/Rolle, Zugangsdaten, Zeitpunkt der Registrierung, Zeitpunkt der Bestätigung der E-Mail-Adresse sowie technische Nutzungs- und Protokolldaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung und Nutzerhandlungen im Portal.
9.3. Die Account-Erstellung erfolgt über ein Double-Opt-in-Verfahren. Nach der Registrierung erhält der Nutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Der Account wird erst aktiviert, wenn der Nutzer seine E-Mail-Adresse bestätigt hat. Die Bestätigung wird protokolliert, um die ordnungsgemäße Account-Erstellung und die Zuordnung des Accounts nachweisen zu können.
9.4. Eine umfassende Prüfung der Identität des Nutzers, seiner Vertretungsberechtigung oder der angegebenen Unternehmensdaten findet im Rahmen der Registrierung derzeit nicht statt. Eine spätere Verifizierung oder Prüfung der Berechtigung zur Nutzung weiterer Softwarefunktionen bleibt vorbehalten.
9.5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung der vertraglichen Nutzung des Portals, der vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Vorbereitung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Soweit wir technische Protokolldaten zur Sicherheit des Portals, zur Missbrauchsvermeidung, zur Nachvollziehbarkeit von Nutzerhandlungen oder zur Durchsetzung unserer Rechte verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
9.6. Die im Onboarding-Portal verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder wir die Daten nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
10. Newsletter
10.1. Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir Ihre angegebene E-Mail-Adresse, um Ihnen den Newsletter sowie Informationen zu unseren Produkten, Leistungen und Angeboten über das Onboarding oder über das HAR Portal per E-Mail zuzusenden. Optional können weitere Angaben, etwa Name, Unternehmen oder Funktion, verarbeitet werden, sofern Sie diese im Rahmen der Anmeldung mitteilen.
10.2. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Bestätigung dieses Links wird Ihre E-Mail-Adresse in den Newsletter-Verteiler aufgenommen. Wir protokollieren die Anmeldung und Bestätigung, insbesondere Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung und IP-Adresse, um die erteilte Einwilligung nachweisen zu können.
10.3. Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Protokollierung der Anmeldung und Bestätigung erfolgt zur Erfüllung unserer Nachweispflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie, soweit erforderlich, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der rechtssicheren Dokumentation der Anmeldung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Versand werblicher E-Mails ist zudem grundsätzlich eine vorherige ausdrückliche Einwilligung erforderlich (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
10.4. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per Nachricht an contact@pharmaprotect.de. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf nicht berührt. Ihre Daten werden nach Abmeldung vom Newsletter gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine weitere Speicherung zur Dokumentation der Einwilligung bzw. zur Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.
11. Erfassung allgemeiner Daten, Server-Logfiles und technische Nutzungsdaten
11.1. Bei jedem Aufruf unserer Internetseite bzw. unserer Onlinedienste werden durch den verwendeten Browser automatisch allgemeine Daten und Informationen an unsere Server übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert. Hierzu gehören insbesondere
IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
Name und URL der abgerufenen Datei,
Referrer-URL,
verwendeter Browser und Betriebssystem,
Hostname des zugreifenden Geräts sowie Internet-Service-Provider des zugreifenden Geräts.
11.2. Darüber hinaus können wir im Rahmen der Nutzung unserer Onlinedienste technische Nutzungs- und Protokolldaten speichern, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt einzelner Nutzerhandlungen und sicherheitsrelevante Ereignisse.
11.3. Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir grundsätzlich keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Die Informationen werden benötigt, um
die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern,
die technische Darstellung sicherzustellen,
die Stabilität und Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten,
Missbrauch zu verhindern und
im Falle eines Cyberangriffs die erforderlichen Informationen bereitzustellen.
Die Daten der Server-Logfiles werden getrennt von anderen personenbezogenen Daten gespeichert.
11.4. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
11.5. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Server-Logfiles werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht.
12. Hosting
12.1. Die von uns in Anspruch genommenen Hosting-Leistungen dienen der Zurverfügungstellung von Infrastruktur- und Plattformdienstleistungen, Rechenkapazität, Speicherplatz, Datenbankdiensten, Sicherheitsleistungen sowie technischen Wartungsleistungen.
12.2. Hierbei verarbeiten wir bzw. unser Hosting-Dienstleister Microsoft Azure in unserem Auftrag Bestandsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten, Vertragsdaten, Nutzungsdaten sowie Meta- und Kommunikationsdaten von Kunden, Interessenten und Besuchern dieses Onlineangebots auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
13. Kontaktmöglichkeit über die Internetseite und per E-Mail
13.1. Unsere Internetseite enthält Angaben, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme ermöglichen. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular Kontakt mit uns aufnimmt, werden die übermittelten personenbezogenen Daten gespeichert und zur Bearbeitung der Anfrage verwendet.
13.2. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage nicht mehr erforderlich sind.
13.3. Personenbezogene Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
14. Datensicherheit
14.1 Für die Sicherheit unserer Internetseite verwenden wir eine dem Stand der Technik entsprechende SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Regel an dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers sowie daran, dass die Adresszeile mit „https://“ beginnt.
14.2 Durch die Verschlüsselung werden übermittelte Daten vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt. Wir setzen zudem geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff zu schützen.
15. Vertragliche Leistungen mit Geschäftspartnern
15.1. Wir verarbeiten die Daten unserer Vertragspartner und Interessenten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, um vertragliche oder vorvertragliche Leistungen zu erbringen.
15.2 Zu den verarbeiteten Daten gehören insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, vertragliche Kommunikation sowie Zahlungsdaten.
15.3 Besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir grundsätzlich nicht, außer wenn diese Bestandteil einer beauftragten oder vertragsgemäßen Verarbeitung sind.
15.4. Die Löschung der Daten erfolgt, wenn diese zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sind. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.
16. Verwendung von Cookies
16.1. Wir setzen auf unserer Website Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die von Ihrem Browser gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten können.
16.2. Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies. Diese sind erforderlich, um die Website technisch bereitzustellen, die Nutzung bestimmter Funktionen zu ermöglichen und die Sicherheit der Website zu gewährleisten.
16.3. Die von uns eingesetzten Session-Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung automatisch gelöscht.
16.4. Der Einsatz technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
16.5. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden oder diese deaktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies können einzelne Funktionen unserer Website eingeschränkt sein.